副業でデータ入力を始める人が最低限知っておくべきスプレッドシートの3つの機能

仕事

どうも、だいちです(´-`)

 

「副業でデータ入力を始めようと思ってるけど、スプレッドシートの使い方がいまいち。。」

「スプレッドシートをうまく使ってデータ入力を効率的にやりたい。。」

今回はこんなお悩みにお答えします。

 

データ入力などで大量のデータをスプレッドシートで扱うときに最低限知っておいたほうがいい以下3つの機能を解説します。

・ウィンドウの固定
・並び順の変更

・フィルタの作成

 

そもそもスプレッドシートを全く使ったことない人は、こちらの記事を先に読んでおいたほうがいいです。

パソコン初心者のためにスプレッドシートの使い方を解説
パソコン初心者に向けたスプレッドシートの使い方解説です。

 

データ入力に使える機能

大量のデータを扱うときにデータを見やすくする機能をご紹介します。

スプレッドシートでは必須といえる知識なので覚えておきましょう。

 

ウィンドウの固定

大量のデータをみるうえでウィンドウの固定は必須でしょう。

雑に作ったサンプルデータを使いながら解説します。

 

先頭行で固定

サンプルのようにデータが大量にあると、下のほうにスクロールしたときに、一番上の項目名が見えなくなります。

 

こんな感じになるので、項目名が常に見えるように固定していきます。

 

「表示」→「固定」→「1行」の順にクリック。

 

項目名が一番上に固定されました。
これで下のデータを見にいっても項目名が常に確認できます。

 

指定した位置の行で固定

項目名が一番上にないパターンの固定方法も解説します。

 

サンプルでは3行目を固定していきます。

 

あらかじめ固定したい行のセルをクリックしておきます。
そのあとに「表示」→「固定」→「現在の行(行の位置)まで」の順にクリック。

 

選択した3行目で固定することができました。

 

指定した列で固定

指定した列で固定する方法を解説します。

横に長いデータを使うときに有効です。

 

あらかじめ固定したい列のセルをクリックしておきます。
そのあとに「表示」→「固定」→「現在の列(列の位置)まで」の順にクリック。

 

指定した列の固定ができました。
横に長いデータをあつかってもこれで大丈夫です。

 

固定の解除

ウィンドウを固定してきましたが、解除する方法も解説します。

 

「表示」→「固定」→「行なし」または「列なし」をクリック。
これでウィンドウ固定が解除されます。

 

並び順の変更

データの並び順を変えられると便利です。

並び順の変更はカンタンなのですぐにできますよ。

 

並び順を変えたい項目名のセルをクリック。
サンプルでは電話番号を降順に変えていきます。

 

「データ」をクリックし、昇順「列D を基準にA→Zでシートを並び替え」か降順「列D を基準にZ→Aでシートを並び替え」のどちらか変えたいほうをクリック。
今回は降順にします。

 

選択した並び順にデータが並び変わります。
また並び変わったデータと連動して、ほかのデータも並びが変わります。

 

フィルタの作成

大事な大事なフィルタの作成方法を解説します。

フィルタはよく使いますよ。

 

「データ」→「フィルタを作成」をクリック。

 

フィルタが作成され、項目名の右側にフィルタマークが表示されます。

 

フィルタマークをクリックして、フィルタ画面を表示します。
最初に「クリア」をクリックして、データをクリアします。
※クリアしとかないと、あとで条件しぼっても全データが表示されるので意味ない。

 

「クリア」をクリックすると、チェックがすべて外れます。

 

抽出したい文字を入力して、表示するデータを絞ります。

 

抽出する文字を入力したら「すべて選択」をクリックし、「OK」をクリック。
※「すべて選択」をクリックしないとなにも表示されないので押し忘れに注意。

 

先ほど入力した文字を含むデータだけ表示され、フィルタがかかっているマークがつきます。

 

フィルタを解除する場合は、フィルタかかっているマークから「すべて選択」→「OK」の順にクリック。
そうするとフィルタをかける前の状態にもどります。

 

フィルタそのものを外す場合は、「データ」→「フィルタをオフにする」の順にクリック。
フィルタマークも消え、フィルタがない状態にもどります。

 

さいごに

今回はスプレッドシートの以下3つの機能を解説しました。

・ウィンドウの固定
・並び順の変更

・フィルタの作成

 

どれもデータ入力するなら知っておいたほうがいい機能なので覚えておきましょう。

 

(そのうち知っておいたほうがいい関数とか書くかも。。)

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